工作場所正處于另一個特殊時期的陣痛之中。隨著在家工作成為主流，彈性工作也成為實體工作場所的新規范，辦公室本身需要改變以更好地適應員工。具體而言，行政管理人員需要優化工作場所以獲得利用。充分利用的工作空間意味著它可以滿足員工的需求。為了圍繞這些需求塑造環境，這說起來容易做起來難。僅查看哪些有效或似乎有效是不夠的。以主要方式重塑辦公室意味著依賴于數據驅動和可驗證的清晰和當前的洞察力。
以下是如何理解工作場所的利用率和圍繞它的設計，以塑造一個新的辦公室，在當前的非常時期及以后為員工提供支持。
什么是空間利用率？
如果占用率是空間容納某些人或物體的能力，則空間利用率是對該空間內使用程度的衡量。例如，如果一個會議室可容納 10 人，而現在只有 8 人在里面，那么它的利用率為 80%。一個更實際的例子是隨著時間的推移使用。如果一個酒店服務臺每周有 40 小時可用，而每周僅占用 20 小時，則其利用率為 50%。還需要考慮相對利用率。如果會議室A、B和C都每周有40小時可用，并且利用率分別為75%、80%和20%，那么可以說C會議室的利用率遠低于平均水平。
大多數工作場所都有不同類型的空間：個人辦公桌、分組討論空間、會議室等。利用統計軟件將跟蹤員工使用這些空間的頻率和時間。結果是清楚地了解利用率趨勢。例子包括：
- 會議室在周四和周五使用最多
- 三人分組空間是最受歡迎的彈性空間
- 酒店辦公桌利用率每周平均為68%
- 上午10點至下午1點的時間段看到最多的房間預訂活動
辦公空間設計技巧
辦公空間設計的黃金法則是利用您擁有的數據。僅憑數據并不能說明整個故事。您可能認為對移動辦公桌的需求很大，因為您看到有人在使用它們，但您所看到的可能只占需求的一小部分。事實上，人們可能更喜歡完全不同類型的空間——他們無法進入的空間，因 為辦公室沒有足夠的選擇空間。
數據提供了很好的洞察力，但需要批判性思維才能使其具有可操作性。行政管理人員需要獲得洞察力，并結合上下文將其付諸實踐。例如，如果需要更多的休息空間，你不能將它放在酒店辦公桌組的中間——你可能會冒著破壞辦公桌概念的風險。相反，用批判的眼光來評估空間可用性并部署新概念，而不會破壞那些有效的概念。
最后，在改變工作場所時考慮微觀和宏觀尺度。對于較大的更改，請查看計劃以更好地了解可用空間和占用水平。對于特定空間的變化，了解對辦公室附近區域的影響。有很多機會在兩個級別進行更改，但您需要了解您的更改如何影響對辦公室的訪問以及這將如何 影響利用率。
將利用率放在重新設計的最前沿
舊的辦公室設計方式主要側重于利用您可用的空間。這是關于找到適合人們在空間內的最佳方式，最大限度地提高生產力并最大限度地減少摩擦。現在，這種方法已轉變為以人為本的業態。這不是讓人們適應空間，這是關于整合空間以適應需要它的人。
考慮到利用率的設計意味著了解員工如何與空間互動以及他們對空間的期望。然后，它是關于使用數據根據這些需求來塑造和分配空間。隨著工作場所變得更加智能，這是一個越來越受數據驅動的過程。經理應使用所有可用數據來了解利用率，并齊心協力創造符合 員工使用方式的空間——無論他們是全職辦公、靈活進出空間，還是遠程工作90%的時間。
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